第一次租用場地舉辦活動?5大常見「新手錯誤」|潛在問題與避免策略
第一次租用場地舉辦活動?5大常見「新手錯誤」|潛在問題與避免策略
避免錯誤,盡快度過活動策劃的新手期。
在籌劃活動時,選擇合適的場地對活動的成功至關重要。然而,在選擇場地的過程中,新手容易因經驗不足而犯上一些常見的錯誤,致令活動品質下降。本文將介紹五個選擇活動場地時常見的錯誤以及如何避免它們,以確保您的活動順利進行。
第一次租用場地舉辦活動?5大常見新手錯誤
潛在問題與避免策略
錯誤一:忽視交通便利性
許多活動策劃者在選擇場地時,可能會忽視其交通連接的重要性。一個難以到達的地點可能會導致參與者數量減少,尤其是夜間時段活動,容易因為地點偏遠而出現參加者遲到/早走等不理想情況。
最常見的情況是,開車來的參與者因為找不到停車位,只能在場地附近一直繞來繞去,錯過最佳入場時機,在台北市中心尤其常見;對於活動主辦來說,活動地點方便也是吸引人的重要第一印象。
避免策略:選擇地點時,確保場地靠近主要交通路線,如雙北交界的捷運站,並確保附近有充足的停車空間。
錯誤二:未詳細檢查場地設施
有時候,外表光鮮的場地可能在音響、照明或網絡連接上存在問題。值得留意的是,這裡說的問題不見得都是「機器有沒有壞掉」這麼簡單。
筆者有次租用一個在桃園的活動場地作為教學用途,事前看網絡照片都覺得十分光鮮亮麗,加上場地又是新開的,所以就沒有事前去實地考察測試了。
沒想到,使用當日才發現原來他們的投影機是桌上型的,除了要自行架設以外,投影機的流明數也低於預期,而且場地的採光又特別的好,最終不得不把全部窗簾拉上、所有燈都關掉下才可以看得到投影片的內容,可是這麼暗的狀態下,對於要上課和抄寫筆記的學員來說都是強差人意的使用體驗。
避免策略:在簽約前,親自前往場地進行實地考察,並測試所有關鍵設施是否符合活動需求。
錯誤三:忽略場地的靈活性
有些活動的使用需求,可能會隨著不同時段而變化,最簡單的例子是教學型分享會/互動體驗環之間的切換。如果場地無法提供某種程度的布局或設施上的調整,可能會對活動造成限制。
筆者曾聽過有朋友租用 Cafe 咖啡廳做分享會,兩方在洽談後選了早上的非營業時間作租用,本來想說座位、桌子足夠就好了,沒想到當要進入分組討論環節時,才發現咖啡廳的座位都是定死在地板上的,無法移動及拼桌,最後分享者都要站在場地的正中央來分享才得以完成。
避免策略:選擇那些提供可配置空間和靈活服務的場地,這樣可以根據活動的具體需求進行調整。
錯誤四:僅考慮成本
預算固然重要,但僅根據成本選擇場地可能會忽略其他重要因素,如地點、設施和服務品質,恐怕會得不償失。
業界中最常見的現象是「壓縮人均空間」,亦即是為了節省開支,故意租用較細小的場地,把參加者硬塞在一個遠超於建議人數的空間裡,造成「活動超載」的困境(當然也有可能是為了營造出人山人海的商業畫面),犧牲的是使用者的舒適度和整體體驗。
一方面因為空間不足,沒有留白,使用者可能連出入、上個廁所都會影響到活動進行;另一方面,更有可能違反消防及安全條例,萬一遇上突發事件而要疏散時,恐怕也會造成不可逆的危險。
避免策略:在考慮預算的同時,也要評估場地的綜合價值,確保其能夠提供符合價格的服務和設施。
錯誤五:忽視客戶服務質量
場地方優質的客戶服務對活動的成功至關重要。一個反應遲緩或服務態度差的場地管理團隊,可能會對活動造成不利影響。
比如在活動籌辦前期,租用者往往需要跟場地方確認很多硬件上的細節,才可以實時調整活動安排的及部置。但事實上,有不少店家在提供場地租借服務時,卻沒有設立一個場地租借的服務窗口,加上店的日常營運,難以兼顧快速而到位的回覆。
避免策略:在選擇場地時,考察場地工作人員的專業性和服務態度,必要時查詢其他客戶的評價。
透過了解並避免這些常見錯誤,您將更有可能選擇到一個符合活動需求的完美場地。記住,一次成功的活動,從選擇一個合適的場地開始。
![第一次租用場地舉辦活動?5大常見「新手錯誤」 潛在問題與避免策略|場地租借小百科|療寮生活館|江子翠.板橋 活動場地 藝文空間 第一次租用場地舉辦活動?5大常見「新手錯誤」 潛在問題與避免策略|場地租借小百科|療寮生活館|江子翠.板橋 活動場地 藝文空間](http://custom-images.strikinglycdn.com/res/hrscywv4p/image/upload/c_limit,fl_lossy,h_9000,w_1200,f_auto,q_auto/12499629/303785_733644.jpg)
避免錯誤,盡快度過活動策劃的新手期。
您在找療癒的空間辦活動嗎?療寮生活館 Chitchat LIFE 歡迎企業、學校、團體及個人來租用場地。請跟我們的場地小管家聯繫,我們將按照您的需求及預算,安排最適合的場地佈置模式,成為活動主辦方的最強後盾。
◆ 空間特色:
雙北交界|板橋藝文空間|捷運站步行5分鐘|可容納30人
• 位於雙北交界,捷運站步行5分鐘
• 療癒藝文空間,恬靜巷弄中的1樓工作室
• 日式和室 / 塌塌米 / 木製傢具 / 香氛乾花 / 觀葉植物
• 定期舉辦運動課程,可動可靜,整面牆都是全身鏡
• 麥克風、投影器材、家庭影院音響 免費使用