第一次租用場地舉辦活動？5大常見「新手錯誤」｜潛在問題與避免策略

在籌劃活動時，選擇合適的場地對活動的成功至關重要。然而，在選擇場地的過程中，新手容易因經驗不足而犯上一些常見的錯誤，致令活動品質下降。本文將介紹五個選擇活動場地時常見的錯誤以及如何避免它們，以確保您的活動順利進行。

錯誤一：忽視交通便利性

許多活動策劃者在選擇場地時，可能會忽視其交通連接的重要性。一個難以到達的地點可能會導致參與者數量減少，尤其是夜間時段活動，容易因為地點偏遠而出現參加者遲到/早走等不理想情況。

最常見的情況是，開車來的參與者因為找不到停車位，只能在場地附近一直繞來繞去，錯過最佳入場時機，在台北市中心尤其常見；對於活動主辦來說，活動地點方便也是吸引人的重要第一印象。

避免策略：選擇地點時，確保場地靠近主要交通路線，如雙北交界的捷運站，並確保附近有充足的停車空間。

錯誤二：未詳細檢查場地設施

有時候，外表光鮮的場地可能在音響、照明或網絡連接上存在問題。值得留意的是，這裡說的問題不見得都是「機器有沒有壞掉」這麼簡單。

筆者有次租用一個在桃園的活動場地作為教學用途，事前看網絡照片都覺得十分光鮮亮麗，加上場地又是新開的，所以就沒有事前去實地考察測試了。

沒想到，使用當日才發現原來他們的投影機是桌上型的，除了要自行架設以外，投影機的流明數也低於預期，而且場地的採光又特別的好，最終不得不把全部窗簾拉上、所有燈都關掉下才可以看得到投影片的內容，可是這麼暗的狀態下，對於要上課和抄寫筆記的學員來說都是強差人意的使用體驗。

避免策略：在簽約前，親自前往場地進行實地考察，並測試所有關鍵設施是否符合活動需求。

錯誤三：忽略場地的靈活性

有些活動的使用需求，可能會隨著不同時段而變化，最簡單的例子是教學型分享會/互動體驗環之間的切換。如果場地無法提供某種程度的布局或設施上的調整，可能會對活動造成限制。

筆者曾聽過有朋友租用 Cafe 咖啡廳做分享會，兩方在洽談後選了早上的非營業時間作租用，本來想說座位、桌子足夠就好了，沒想到當要進入分組討論環節時，才發現咖啡廳的座位都是定死在地板上的，無法移動及拼桌，最後分享者都要站在場地的正中央來分享才得以完成。

避免策略：選擇那些提供可配置空間和靈活服務的場地，這樣可以根據活動的具體需求進行調整。

錯誤四：僅考慮成本

預算固然重要，但僅根據成本選擇場地可能會忽略其他重要因素，如地點、設施和服務品質，恐怕會得不償失。

業界中最常見的現象是「壓縮人均空間」，亦即是為了節省開支，故意租用較細小的場地，把參加者硬塞在一個遠超於建議人數的空間裡，造成「活動超載」的困境（當然也有可能是為了營造出人山人海的商業畫面），犧牲的是使用者的舒適度和整體體驗。

一方面因為空間不足，沒有留白，使用者可能連出入、上個廁所都會影響到活動進行；另一方面，更有可能違反消防及安全條例，萬一遇上突發事件而要疏散時，恐怕也會造成不可逆的危險。

避免策略：在考慮預算的同時，也要評估場地的綜合價值，確保其能夠提供符合價格的服務和設施。

錯誤五：忽視客戶服務質量

場地方優質的客戶服務對活動的成功至關重要。一個反應遲緩或服務態度差的場地管理團隊，可能會對活動造成不利影響。

比如在活動籌辦前期，租用者往往需要跟場地方確認很多硬件上的細節，才可以實時調整活動安排的及部置。但事實上，有不少店家在提供場地租借服務時，卻沒有設立一個場地租借的服務窗口，加上店的日常營運，難以兼顧快速而到位的回覆。

避免策略：在選擇場地時，考察場地工作人員的專業性和服務態度，必要時查詢其他客戶的評價。

透過了解並避免這些常見錯誤，您將更有可能選擇到一個符合活動需求的完美場地。記住，一次成功的活動，從選擇一個合適的場地開始。

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